Drobniejsze przedsiębiorstwa także mają szansę na organizację imprez firmowych dla swoich kontrahentów. Nie jest nigdzie bowiem zapisane, że „event marketing” to luksusowa restauracja, eleganckie potrawy czy najdroższe hotele… Może się okazać, że będzie to zwyczajne spotkanie przy kawie i cieście czy zabawa integracyjna. W niektórych przypadkach, eventy takie mogą okazać się skuteczną bronią, ponieważ mogą pomóc poznać się lepiej współpracownikom. Gdyby się jednak okazało, że spotkanie takie będzie kompletną „klapą”, może świadczyć o braku odpowiedzialności takiego partnera biznesowego, dlatego jeśli nie jesteśmy dobrze przygotowani, powinniśmy całkowicie zrezygnować z jego przygotowania.

Z drugiej strony, odpowiednio przygotowane spotkanie może spowodować, że dana marka będzie bardziej rozpoznawalna. To właśnie bezpośrednie wyjście do klienta może sprawić, że będzie on spoglądał na markę przychylnym okiem. Świetnie przygotowana akcja promocyjna może więc zaskarbić przychylność obecnych, jak i przyszłych klientów. „Events marketing” to szansa na pojawienie się nowych produktów i usług na rynku. Hostessy i pracownicy danego przedsiębiorstwa stoją więc przed trudnym zadaniem – muszą potrafić przekazać pozytywny wizerunek danej marki wszystkim zainteresowanym. Takie wyjście osób związanych z daną marką do klientów to także szansa na potwierdzenie wiarygodności firmy. Niejednokrotnie, w trakcie akcji promocyjnych pojawiają się informacje o nowych produktach, które nie trafiły jeszcze do sklepów. To więc pewna forma próby uhonorowania zaproszonych klientów i próba przyciągnięcia, zjednania ich – mogą poczuć się wyjątkowo, ponieważ jako pierwsi mogą poznać smak danego produktu. Ze względu na fakt, że spotkania tego typu nie zawsze są formalnymi, dlatego można stworzyć na nich relacje przyjacielskie, między klientami, a przedstawicielami przedsiębiorstw. Jeśli więc, na spotkanie biznesowe tego typu, przybędą także przedstawiciele innych firm, o podobnej lub zupełnie odmiennej działalności, zaistnieje również okazja na wymianę spostrzeżeniami, a może nawet i na zawiązanie współpracy, w celu podniesienia zysków i zdobycia większej liczby klientów.

Doskonałym przykładem podobnej akcji promocyjnej mogło być chociażby wprowadzenie na polski rynek produktów firmy Muller. Wiele osób pamięta, jak kilka lat temu zostaliśmy zalani degustacjami, konkursami i ulotkami, przedstawiającymi produkty o zabawnym logu. Ze względu na fakt, że firma trudniła się produkcją towarów mlecznych i im pochodnych, przed zespołem marketingowym postawiono trudne zadanie – spora część rynku była przecież zalana produktami od Bakomy czy Danone. Pierwszym zadaniem producenta było zapoznanie klientów z swoim przedsiębiorstwem, a więc stworzenie atmosfery przyjaźni. Firma Muller podjęła takie działania, wychodząc bezpośrednio do klientów, poprzez możliwość degustacji produktów w sklepach i na ulicach. Co ciekawe, nie poprzestano na jednym czy dwóch smakach produktów, ale co kilka tygodni, klienci mogli spróbować czegoś nowego. Produkty Mullera, pomimo swojej wyższej ceny nadal utrzymują się na rynku, ze względu na skuteczną akcję promocyjną na samym początku działania firmy w Polsce.

Artykuł Dlaczego warto organizować eventy promocyjne? pochodzi z serwisu Blog turystyczno-eventowy.

Pracownik działu PR, który od lat zajmuje się przygotowywaniem podobnych wydarzeń (event manager) po wielu porażkach uczy się, jak istotnym dla sukcesu jest harmonogram i dokładny podział zadań. W trakcie tworzenia planu/harmonogramu, mogą pojawić się nieprzewidziane okoliczności, których nikt się nie spodziewał – event manager będzie mógł zastanowić się nad kilkoma scenariuszami i podjąć odpowiednie działania, w celu rozwiązania sytuacji kryzysowej.

Niezależnie od tego, czy organizujemy event na dwie czy kilkadziesiąt osób, podczas przygotowywania harmonogramu
i podziału zadań na poszczególnych członków zespołu, powinno się rozpisać dokument, w którym jasno określone jest, kto
i za co odpowiada. W razie jakichkolwiek wątpliwości, pracownicy będą mogli więc sięgnąć do takiego dokumentu i zastanowić się, w jaki sposób rozłożyć w czasie swoją pracę. Takie rozwiązanie wesprze także komunikację w zespole – w razie jakichkolwiek problemów, członkowie zespołu będą mogli zwracać się do siebie bezpośrednio, bez zbędnych formalności, co przyspieszy nie tylko przepływ informacji. Sprawne kanały komunikacyjne pozwolą na szybsze i lepsze wykonywanie zadań.

Przy organizacji jakichkolwiek imprez okolicznościowych i spotkań, konieczną jest terminowość. „Deadline”, a więc termin zaplanowania danego wydarzenia jest niezmiennym i nieprzekraczalnym. W wielu przypadkach, nie można po prostu wykonać kilku rozmów telefonicznych, by przesunąć o kilka godzin dane spotkanie, dlatego pracownik PR powinien zrobić wszystko, co w jego mocy, by dotrzymać ustalonego terminu. W organizacji imprez jest jak w ruchu drogowym – powinna obowiązywać zasada ograniczonego zaufania, dlatego ktoś powinien czuwać, czy wszystkie zadania z listy, zostały wykonane. Najlepszym rozwiązaniem byłoby więc stosowanie narzędzi lub sporządzenie dokumentu, w którym są na bieżąco wprowadzane zmiany, gdy jakieś zadanie lub jego etap zostanie wykonane. Idealnie nada się do tego chociażby Trello, które można uaktualniać.

Pracując w kilkuosobowym zespole, warto wypracować sobie kanał komunikacyjny, czynny całą dobę. Kierownik takiej grupy, a więc event manager, powinieneś przekonać swoich podopiecznych, że w razie kłopotów, mogą się z Tobą w każdym momencie skontaktować. W taki sposób, niezależnie od etapu prac, na którym się znajdujemy, możemy podjąć działania rozwiązujące daną sytuację. Poza tym, dany kłopot może być rozwiązany w zespole.
Warto także informować klienta na bieżąco o tym, na jakim etapie znajdują się prace. Gdyby pojawiły się jakiekolwiek utrudnienia, pojawia się pokusa, by zrezygnować z informowania o tym klienta. Może się jednak okazać, że wyniki pracy nie będą pokrywały się z ustalonymi, dlatego o wszelkich kłopotach powinno się mówić zleceniodawcy. Jeśli zarysujemy kłopotliwą sytuację i zaproponujemy kilka koncepcji na jego rozwiązanie, klient doceni nasze zaangażowanie i dostrzeże relacje szczerości.

Koniecznym jest także staranie się prognozowania sytuacji kryzysowych. Jasnym jest, że jest to nie do końca możliwe, ponieważ „sytuacje kryzysowe”, jak sama ich nazwa wskazuje są nie do przewidzenia i zaplanowania. Takie problemy mogą nie tylko wpłynąć na wizerunek zespołu, ale także spowodować ogromne szkody finansowe.

Artykuł Organizacja eventu pochodzi z serwisu Blog turystyczno-eventowy.

Konferencją nazywanie spotkanie grupy osób, najczęściej naukowców jakiejś dziedziny, a jeszcze częściej specjalistów, zajmujących się różnymi dziedzinami. Ważne jest zapraszanie do dyskusji wszystkich zainteresowanych – teoretyków, praktyków, jak i osób, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z daną dziedziną. W taki sposób, na poważnych konferencjach naukowych znajdujemy nie tylko doktorów i profesorów, ale także studentów – naukowcy chcą przecież podzielić się zdobytą wiedzą. W ramach konferencyjnych spotkań, w krótkich, najczęściej kilkunastominutowych wypowiedziach czy referatach, prelegenci informują o najnowszych wynikach swoich badań. Konferencja to więc ciąg krótkich tematycznych wypowiedzi, rozszerzanych o dyskusję o danej tematyce. Konferencje, przy publikacjach naukowych, stanowią jedną z najlepszych form przekazywania wiedzy i prowadzenia dysput oksfordzkich na tematy naukowe. Ponadto, informacje przekazywane na konferencjach są bardzo często publikowane w różnych analizach, periodykach i naukowej prasie. Mogą stanowić doskonały materiał dla innych zainteresowanych, pragnących poszerzać dorobek naukowy.
Z jakimi rodzajami konferencji możemy mieć do czynienia?

Pierwszym i najbardziej rozpoznawanym rodzajem konferencji są kongresy. Wydają się one być najszerszymi spotkaniami, często zjazdami, ponieważ liczba uczestników może przekraczać nawet kilkanaście tysięcy uczestników. Wiadomo, że mogą być także czasochłonne – mogą zajmować nawet dwa albo trzy tygodnie. W trakcie kongresów, organizuje się niejednokrotnie kilkadziesiąt równoczesnych wykładów – zainteresowani mogą poruszać się więc wieloma ścieżkami naukowymi. Przede wszystkim jednak, dla uczestników to prawdziwa szansa na rozwinięcie swoich wiadomości na rozmaite tematy. Ponadto, na kongresach można było uczestniczyć w wykładach i seminariach dyskusyjnych przeróżnych dziedzin – tych z zakresu gospodarki, sztuki, ekonomii czy języka.

Nie można zapomnieć o drugim rodzaju, a więc o tradycyjnych rodzajach konferencji naukowych, które odbywają się na co dzień w Polsce. Nie da się bowiem ukryć, że nie trwają one tak długo jak kongresy i choć gromadzą dużo osób, to nie tak rozległą liczbę, jak kongresy. W przypadku tradycyjnych konferencji, liczba uczestników waha się zazwyczaj pomiędzy liczbą stu, a tysiąca osób. Konferencje takie trwają zazwyczaj kilka dni, a nie tygodni. Najczęściej, konferencje tradycyjne organizuje się na jeden do pięciu dni. Zwraca się także uwagę, by uczestnicy konferencji byli na niej obecni od pierwszych zajęć do ostatnich.

Warte wspomnienia są także uczelniane letnie akademie, odbywające się pod opieką wyższych uczelni. Zaprasza się na nie całe towarzystwo akademickie, jednak głównymi organizatorami są najczęściej studenci i młodzi badacze. Celem takich konferencji jest jednoczenie środowisk naukowych – integracja studentów, jak i sław naukowych, dzięki której będzie możliwy rozwój wiedzy, jej skuteczniejsze przekazywanie, a przede wszystkim odkrywanie różnych punktów widzenia. Na takie konferencje trzeba jednak najczęściej poczekać do przerwy zimowej lub letniej.

Artykuł Czym jest konferencja? pochodzi z serwisu Blog turystyczno-eventowy.

Współpraca profesjonalistów jest jedynym sposobem na osiągnięcie sukcesu organizacyjnego, a więc przygotowania wydarzenia społecznego na najwyższym poziomie. Nie powinno także zabraknąć kreatywności i pasji wśród organizatorów, ponieważ to tylko one mogą sprawić, że dane wydarzenie odbiegnie od typowości i standardów, a więc stanie się wyjątkowym.
Organizatorzy dużych imprez masowych, niejednokrotnie zwracają się o wsparcie do firm logistycznych. Dlaczego? Przede wszystkim chodziło o planowanie i tworzenie harmonogramu, dzięki któremu będzie można realizować stawiane cele i kontrolować czy ich rezultaty będą satysfakcjonujące w oczach klienta. Zadaniem firmy logistycznej jest pomóc w taki sposób, by pozostać niezauważonym. Właśnie z tego, działania logistyczne wprowadzane są do takich dziedzin, jak: prognoza popytu, kanały komunikacyjne, manipulacja, status zamówień, kontakt z klientem, serwis, transport czy magazyn…. A więc, każdy możliwy aspekt prowadzenia działalności gospodarczej, mającej na celu przygotowanie danego przedsięwzięcia.

Osoby, zajmujące się organizacją imprez masowych powinny pamiętać, że jednym z głównych i kluczowych czynników na drodze do sukcesu jest czas… W powiedzeniu „czas to pieniądz” jest wiele racji. To właśnie dlatego, niektóre imprezy przygotowywane są przez kilka miesięcy, a nawet kilka lat. Najpierw powstają wstępne plany danego wydarzenia, by udało się go podzielić na zadania, które zostaną zlecone konkretnym zespołom. W taki sposób, organizatorzy imprez muzycznych powinni pamiętać o transporcie zespołu i sprzętu nagłośnieniowego, instrumentów. Zespoły, przygotowujące imprezy sportowe, powinny pamiętać o zapewnieniu możliwości szkoleń, rozgrzewek i testów, by sportowcy czuli się bezpiecznie. Natomiast, przy wystawach, należy dopasować odpowiednią przestrzeń na stoiska, by wystawcy mieli możliwość wygodnego kontaktu z klientami, gośćmi.

Przygotowanie rozległej imprezy masowej nie powinno być zlecane niedoświadczonej firmie. Zleceniodawcy powinna także zapalić się „alarmowa lampka”, gdyby organizator obiecywał, że samodzielnie poradzi sobie z zapewnieniem transportu, cateringu, oprawy muzycznej, wsparciem technicznym i ochroną… Wydarzenie masowe to kooperacja wielu zespołów i firm: cateringowej, artystycznych, mediów, jednostek samorządowych, straży pożarnej i służb ratunkowych, funkcjonariuszy służb porządkowych, marketingowców, sponsorów i firm transportowych…

Warto także korzystać z udogodnień, które daje nam świat techniki. Organizatorzy mogą skorzystać z nowoczesnego oprogramowania, dzięki któremu uda się transmitować wydarzenia na rozległych monitorach i telebimach. Jest to szczególnie wygodne, gdy goście przychodzą na koncert, ale liczba ludzi nie pozwala im za bardzo zbliżyć się do sceny. Nowoczesne systemy mogą także sprawić, że jakość dźwięku będzie o wiele lepsza, niż w przypadku zwyczajnych głośników. Może się to przydać zarówno w trakcie koncertów, jak i konferencji naukowych.

Artykuł Dlaczego warto organizować eventy promocyjne? pochodzi z serwisu Blog turystyczno-eventowy.

Tylko nieliczni wiedzą, jak wiele pracy trzeba włożyć w przygotowanie wydarzenia masowego na kilkaset osób. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z imprezą kulturalną, typowo rozrywkową albo sportową, jej organizatorzy powinni zadbać, by zgromadzeni goście mieli zapewnione maksimum bezpieczeństwa. Pojawienie się ogromnej liczby ludzi, spotykających się na takich imprezach, może przede wszystkim skończyć się dramatycznie, gdyby organizatorzy dopuścili się nawet najmniejszych uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa. Doskonałym tego przykładem było studenckie spotkanie przy jednej z warszawskich uczelni, gdy ucierpiało kilka osób.

Chcąc przewidywać niebezpieczne sytuacje, a także im zapobiegać, organizatorzy powinni dostosować się do wszystkich przepisów, by sprostać nawet najtrudniejszym sytuacjom. W odpowiedzi, na rosnącą potrzebę uregulowania prawnego, stworzono odrębną ustawę o bezpieczeństwie imprez masowych. Znajdują się tam: zasady zachowania bezpieczeństwa, wskazówki jak organizować imprezy, a także wymagania odpowiedzialności organizatorów. Nie zabrakło także informacji o tym, w jaki sposób uzyskać wymagane zezwolenia, a także inne istotne informacje, które pomogą organizatorom poradzić sobie z sytuacjami kryzysowymi. To właśnie tutaj możemy również dowiedzieć się, co grozi nam za wszelkie uchybienia, jakich moglibyśmy dopuścić się jako organizatorzy.

Organizacja imprezy masowej wymaga zezwolenia. W jakim miejscu więc starać się o takie pozwolenie? Przede wszystkim, wszystko zależy od jednostki samorządowej, jak chociażby burmistrz, wójt, starosta, prezydent miasta czy inny włodarz… Może się okazać, że zgoda jednostki zarządzającej będzie niewystarczającą, o czym zostaniemy poinformowani. Może się więc okazać, że nie uzyskamy takiego zezwolenia, jeśli nie uzyskamy zgody czy opinii od policji, służb medycznych czy straży pożarnej. Bez skompletowania niezbędnych dokumentów, nie będzie możliwe zorganizowanie takiego wydarzenia społecznego, ponieważ organizatorzy narażą się na procesy karne oraz wysokie kary grzywny.

Skomplikowaną staje się sytuacja, kiedy w trakcie takich imprez masowych dojdzie do jakiegokolwiek zagrożenia użycia przemocy. Gdyby okazało się więc, że uczestnicy stosują wobec przemoc fizyczną, chcąc zażegnać niebezpieczeństwo, firma ochroniarska czy służby porządkowe, mają prawo skorzystania ze znanych im technik obronnych, obezwładnienia agresorów i ograniczenia ich wolności poprzez skucie kajdankami. Ochrona powinna jednak wyróżniać się mundurem i identyfikować identyfikatorem, by zgromadzeni goście czuli się bezpiecznie.

Wiadomo, że Polska wiele lat przygotowywała się do organizacji EURO 2012,  a więc imprezy ogromnej, która mogła pokazać zagranicznym gościom, czy jesteśmy bezpiecznym czy też niebezpiecznym krajem. Organizatorzy powinni więc przede wszystkim pamiętać, że uczestnicy zrezygnują z jakiegokolwiek wydarzenia, jeśli nie będą czuli się w jego trakcie bezpiecznie. Jest to temat poruszany w prasie, na portalach społecznościowych i telewizji…

Artykuł Ochrona i bezpieczeństwo imprez pochodzi z serwisu Blog turystyczno-eventowy.